Dokumentacja najmu obejmuje nie tylko umowę, lecz także potwierdzenia wpłat, korespondencję, protokoły i zdjęcia mieszkania. Dane osobowe mogą więc znajdować się równocześnie w skrzynce pocztowej, telefonie, segregatorze oraz systemie zarządcy. Bez ustalonych zasad łatwo zachować dokument dłużej, niż potrzeba, albo udostępnić go osobie, która powinna znać jedynie adres lokalu i termin naprawy.
RODO nie wymaga gromadzenia dokumentów „na wszelki wypadek”. Wymaga natomiast uzasadnienia, po co dane są potrzebne, kto może z nich korzystać i kiedy należy je usunąć.
1. Oddziel dane potrzebne do umowy od informacji zbędnych
Na etapie umawiania prezentacji mieszkania zwykle wystarczą imię i sposób kontaktu. Dopiero przy przygotowaniu umowy pojawia się potrzeba ustalenia danych identyfikacyjnych i adresowych stron. PESEL może pomagać w jednoznacznej identyfikacji najemcy, ale jego zbieranie powinno mieć uzasadnienie; nie jest obowiązkowym polem każdego formularza dotyczącego najmu.
Okazanie dowodu osobistego do weryfikacji to inna czynność niż wykonanie jego kopii. Skan obejmuje także informacje, których wynajmujący może nie potrzebować, dlatego rutynowe kopiowanie całego dokumentu trudno uzasadnić. Podobnie pełny wyciąg bankowy może ujawniać leczenie, przekonania lub prywatne zakupy, mimo że celem było jedynie sprawdzenie możliwości opłacania czynszu.
- Do kontaktu wybierz potrzebny kanał, zamiast obowiązkowo żądać telefonu i kilku adresów e-mail.
- Nie zbieraj danych pracodawcy ani informacji o rodzinie bez konkretnego celu i odpowiedniej podstawy prawnej.
- Przy ocenie sytuacji finansowej rozważ mniej ingerujące potwierdzenie zamiast pełnej historii rachunku.
- Nie zapisuj w notatkach ocen dotyczących zdrowia, pochodzenia czy życia prywatnego kandydata.
2. Ustal podstawę przetwarzania i przekaż informację najemcy
Dane niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy najmu co do zasady przetwarza się na podstawie związanej z umową, a nie zgody. Obowiązki podatkowe mogą uzasadniać odrębne przetwarzanie wymagane prawem. Dochodzenie roszczeń może opierać się na prawnie uzasadnionym interesie, po ocenie jego niezbędności oraz wpływu na prawa najemcy.
Klauzula informacyjna powinna wskazywać administratora, cele, podstawy prawne, odbiorców danych, okresy przechowywania albo kryteria ich ustalania oraz przysługujące prawa. Sam podpis pod klauzulą nie oznacza zgody i nie legalizuje nadmiarowego zbierania informacji. Informacje o obowiązkach administratorów i prawach osób, których dane dotyczą, publikuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Informację przekazuje się przy pozyskiwaniu danych od najemcy, nie dopiero przy zakończeniu umowy. Jeżeli dane trafiają od pośrednika, trzeba również ocenić obowiązek informacyjny dotyczący danych pozyskanych pośrednio.
3. Ogranicz dostęp do dokumentacji według zadań
Właściciel, księgowość i osoba organizująca naprawy nie potrzebują identycznego zakresu informacji. Serwisantowi zazwyczaj wystarczą adres, opis usterki i kontakt potrzebny do uzgodnienia wizyty. Przesłanie mu całej umowy ujawnia dodatkowo dane identyfikacyjne i warunki finansowe bez związku z naprawą.
Każdy użytkownik systemu powinien mieć indywidualne konto, a dostęp do poczty i repozytorium dokumentów należy zabezpieczyć uwierzytelnianiem wieloskładnikowym. Uprawnienia odbiera się po zakończeniu współpracy, bez czekania na okresowy przegląd. Papierowe dokumenty wymagają zamykanej szafy, a urządzenia przenośne – szyfrowania dysku i automatycznej blokady ekranu.
Osoby pracujące z dokumentacją muszą znać zakres swoich uprawnień i obowiązek poufności. Wspólne hasło dla całego zespołu utrudnia ustalenie, kto pobrał plik lub zmienił dane rozliczeniowe.
4. Przekazuj dokumenty bez otwierania dostępu do całego archiwum
Przed wysłaniem załącznika sprawdź adres odbiorcy, zawartość pliku i zakres dokumentów. Autouzupełnianie adresów oraz przekazywanie całego wątku korespondencji to częste źródła ujawnienia cudzych danych. Nazwa pliku również nie powinna zawierać numeru PESEL ani innych zbędnych identyfikatorów.
- Udostępnij konkretny dokument zamiast folderu obejmującego wszystkich najemców.
- Wybierz dostęp dla oznaczonego odbiorcy, nie publiczny link dostępny dla każdego.
- Ogranicz czas dostępności do okresu potrzebnego na załatwienie sprawy.
- Jeżeli stosujesz szyfrowany załącznik, przekaż hasło innym kanałem niż sam plik.
Przed przesłaniem zdjęć mieszkania sprawdź, czy nie widać na nich korespondencji, recept lub dokumentów najemcy. Dobrze wykonany protokół dokumentuje stan lokalu, a nie prywatne życie mieszkańca.
5. Przy zarządzaniu najmem ustal odpowiedzialność za dane
Gdy zarządzanie mieszkaniem na wynajem przejmuje zewnętrzny podmiot, trzeba opisać przepływ danych między właścicielem, zarządcą, księgowością i wykonawcami. Jeżeli zakres współpracy obejmuje usługę taką jak kompleksowa obsługa najmu mieszkań, ustalenia powinny obejmować dostęp do dokumentacji, obsługę żądań najemców oraz zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu współpracy.
O roli zarządcy decydują rzeczywiste zadania, a nie sama nazwa umowy. Jeżeli przetwarza dane w imieniu właściciela i według jego instrukcji, potrzebna jest umowa powierzenia; dla własnych celów może działać jako odrębny administrator. Należy też ustalić zasady korzystania z dalszych usługodawców, w tym dostawców systemów informatycznych.
6. Przypisz okres przechowywania do celu, nie do segregatora
Nie istnieje jeden uniwersalny okres przechowywania wszystkich danych najemcy. Dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych podlegają innym zasadom niż kontakt do osoby, która obejrzała mieszkanie i zrezygnowała. Dane odrzuconych kandydatów należy usuwać po ustaniu celu, chyba że istnieje odrębna, uzasadniona podstawa dalszego przechowywania.
Roszczenia o czynsz jako świadczenie okresowe co do zasady przedawniają się po 3 latach, ale nie oznacza to automatycznego usunięcia całej umowy po takim czasie. Znaczenie mają rodzaj roszczenia, sposób liczenia terminu oraz zdarzenia wpływające na jego bieg. Dokumentacja podatkowa wymaga osobnej oceny terminów.
W harmonogramie retencji zapisz kategorię dokumentu, cel, początek liczenia okresu oraz sposób usunięcia. Uwzględnij kopie w poczcie, pobrane załączniki i cykl nadpisywania kopii zapasowych. Dobór podstaw prawnych i terminów w niejednoznacznych przypadkach powinien wynikać z konsultacji z prawnikiem lub specjalistą ochrony danych.
7. Przygotuj procedurę na pomyłkę lub utratę dokumentów
Po wysłaniu umowy niewłaściwej osobie należy ograniczyć skutki, ustalić zakres ujawnionych danych i udokumentować ocenę ryzyka. Samo poproszenie odbiorcy o usunięcie wiadomości nie zamyka sprawy. Jeżeli naruszenie wymaga zgłoszenia organowi nadzorczemu, termin wynosi zasadniczo 72 godziny od jego stwierdzenia.
Przy wysokim ryzyku może być konieczne także zawiadomienie osób, których dane dotyczą. Zespół powinien z góry wiedzieć, komu zgłasza incydent i kto podejmuje decyzje. Uporządkowane uprawnienia, ograniczony zakres danych i działająca retencja zmniejszają skalę szkody, gdy dojdzie do błędu.
